Déclaration en matière de vie privée – Tools for Talent

Tools for Talent est un site web et une offre de produits et services proposés par Hudson Belgium NV.

La présente Déclaration générale relative au traitement des données à caractère personnel (ci-après « Déclaration ») régit le traitement de vos données à caractère personnel par Hudson (ci-après « Hudson », « nous », « notre », « nos ») dans le cadre de votre visite sur nos sites Internet ou de vos communications avec nous par le biais de nos sites Internet, par e-mail, par téléphone, par fax et via les médias sociaux.

Les références à « Hudson », « nous », « notre », « nos » dans la présente Déclaration font référence aux entités suivantes de notre groupe : Hudson Belgium nv/sa (implantation principale), avenue du Bourget 42, 1130 Bruxelles, Belgique, portant le numéro d’entreprise BE0459165435

REMARQUE : Si vous souhaitez de plus amples informations sur la manière dont nous traitons les données à caractère personnel au moyen de cookies, de plug-ins de médias sociaux et d’autres technologies de traçage, veuillez consulter notre Politique en matière de cookies.
Contenu de la présente Déclaration:

Généralités
Quand et pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel
Finalités générales pour lesquelles nous utilisons vos données à caractère personnel
Destinataires
Lieu et transfert
Garanties de qualité
Vos droits

1. Généralités

1. Vos données à caractère personnel sont traitées par Hudson : Hudson Belgium nv/sa (implantation principale), avenue du Bourget 42, 1130 Bruxelles, Belgique, portant le numéro d’entreprise BE0459165435

2. Vous pouvez nous contacter par e-mail via be.privacy@hudsonsolutions.com.

3. Nous nous réservons le droit de modifier la présente Déclaration lorsque cela nous semble nécessaire. Vous serez informé de ces modifications par le biais de nos sites Internet. Si vous n’êtes pas d’accord avec ces modifications, vous devez nous en informer en envoyant un e-mail à be.privacy@hudsonsolutions.com. Si nous ne recevons aucun e-mail de votre part dans les trois (3) jours ouvrables à dater de l’annonce des modifications apportées à la présente Déclaration sur nos sites Internet, nous partons du principe que vous acceptez explicitement les modifications.

2. Quand et pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel

1. Vous utilisez nos sites Internet ou nous contactez

1.1. Lorsque vous utilisez nos sites Internet, nous collectons :

des informations techniques relatives à l’appareil que vous utilisez, telles que votre adresse IP, le type de navigateur, votre emplacement géographique et votre système d’exploitation, et
des informations relatives à votre comportement de surf en ligne, telles que le temps que vous passez sur une page, les liens sur lesquels vous cliquez, les pages que vous consultez et la fréquence à laquelle vous accédez à une page définie.

Nous collectons ces données à caractère personnel, car elles sont nécessaires aux fins de notre intérêt légitime de réaliser des analyses statistiques en vue d’améliorer nos sites Internet, et nos produits et services, ou de développer de nouveaux produits et services.

1.2. Lorsque vous complétez un formulaire de contact sur nos sites Internet ou que vous nous contactez par e-mail, par téléphone, par fax ou via les médias sociaux, nous collectons :

les données d’identité de base que vous nous transmettez, telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre employeur et votre fonction ;
le contenu du message et ses détails techniques (l’identité des collaborateurs de notre entreprise avec qui vous communiquez, la date, l’heure, etc.) ; et
d’éventuelles autres données à caractère personnel que vous nous fournissez.

Nous collectons ces données à caractère personnel, car elles sont nécessaires aux fins de notre intérêt légitime de pouvoir, en tant que prestataire de services professionnel, vous fournir les informations, produits et services demandés de manière personnelle et efficace.

Nous conservons ces données à caractère personnel tant que nous sommes en contact avec vous et :

pour les clients et fournisseurs : au moins tant que vous êtes notre client ou fournisseur et, en fonction du message, jusqu’à l’échéance de tous les délais de prescription des actions en justice pouvant découler de la communication ;

2. Vous êtes ou représentez un client ou fournisseur d’Hudson

Si vous êtes ou représentez un client ou fournisseur d’Hudson, nous collectons les données à caractère personnel suivantes dans le cadre de notre relation client ou fournisseur avec vous :

les coordonnées professionnelles que vous nous fournissez, telles qu’un nom, une adresse e-mail, une adresse postale et un numéro de téléphone ;
votre titre de fonction ;
votre société ;
des données financières (numéro de compte bancaire, centre de coûts, etc.) ;
des données relatives à vos interactions avec nous ;
votre feed-back par rapport à nos produits et services (en votre qualité de client) ;
notre feed-back par rapport aux produits ou services que vous fournissez (en votre qualité de fournisseur) ; et
vos intérêts professionnels.

Si vous êtes directement notre client ou fournisseur en tant qu’indépendant ou société unipersonnelle, nous collectons ces données à caractère personnel, car elles sont nécessaires pour que nous puissions conclure un contrat avec vous et l’exécuter. Si vous êtes client, nous pouvons ainsi vous fournir nos produits ou services ; si vous êtes fournisseur, nous pouvons vous permettre de nous fournir vos produits ou services. Cela comprend également le traitement administratif de vos données typiquement liées à une relation client ou fournisseur, tel que l’archivage des contrats, le traitement des commandes, la facturation et la comptabilité.

Si vous représentez une organisation, un service ou organe public, ou une entreprise qui est client ou fournisseur chez nous, nous collectons ces données à caractère personnel, car elles sont nécessaires aux fins de notre intérêt légitime de pouvoir conclure et exécuter notre contrat avec votre employeur ou donneur d’ordre. Cela signifie notamment que nous traiterons vos données à caractère personnel dans le cadre de l’archivage des contrats, du traitement des commandes, de la facturation et de la comptabilité.

Dans les deux cas susmentionnés, nous collectons également vos données à caractère personnel :

aux fins de notre intérêt légitime de développer et maintenir une relation client ou fournisseur, pour laquelle nous traitons vos données à caractère personnel dans notre système customer relationship management (CRM) ;
pour pouvoir respecter nos obligations légales, notamment en matière de législation fiscale.

Vous comprenez que si vous ne souhaitez pas fournir vos données à caractère personnel lorsque celles-ci sont nécessaires pour conclure ou exécuter notre contrat avec vous ou avec votre employeur ou donneur d’ordre, nous devons renoncer à conclure un contrat avec vous ou avec votre employeur ou donneur d’ordre.

Nous conservons vos données à caractère personnel au moins aussi longtemps que vous êtes notre client ou fournisseur, et jusqu’à 10 ans après que notre relation avec vous a pris fin. Si vous ne travaillez plus comme représentant pour notre client ou fournisseur, nous désidentifierons, dans la mesure du possible, vos données à caractère personnel dès que nous en serons informés, sans toutefois que cela puisse porter atteinte à l’intégrité de certaines pièces, telles que des contrats, commandes et factures.

3. Vous visitez l’une de nos implantations

Lorsque vous visitez l’une de nos implantations, nous collectons les données à caractère personnel suivantes :

votre image si l’implantation est soumise à la vidéosurveillance (ce qui est indiqué par un pictogramme représentant une caméra) ; et
votre nom, votre société et la personne avec qui vous avez rendez-vous lorsque vous vous présentez à la réception.

Nous collectons ces données à caractère personnel, car elles sont nécessaires aux fins de notre intérêt légitime de pouvoir protéger efficacement nos implantations et de pouvoir toujours contrôler qui est présent dans nos implantations. Ces données à caractère personnel ne sont conservées qu’un mois, sauf si un problème de sécurité est survenu, nécessitant que nous conservions ces données à caractère personnel plus longtemps en guise de preuve.

4. Vous recevez nos invitations à des événements, formations ou webinaires, et participez à ces événements, formations ou webinaires

4.1. Si vous êtes déjà client chez nous ou si vous avez déjà participé à nos événements, formations ou webinaires, nous collectons les données à caractère personnel suivantes :

votre nom ;
votre titre de fonction ;
votre société ;
votre adresse e-mail ; et
vos préférences de réception.

Si vous êtes déjà client chez nous ou vous êtes déjà inscrit à nos événements, formations ou webinaires par le passé, nous collectons ces données à caractère personnel, car elles sont nécessaires aux fins de notre intérêt légitime de pouvoir vous inviter à l’avenir à de nouveaux événements, formations ou webinaires.

Vous recevrez ces invitations par e-mail à l’adresse avec laquelle vous êtes enregistré auprès de nous. Vous pouvez toujours vous désinscrire des invitations que nous vous envoyons en utilisant le bouton ad hoc en bas de ces invitations. Nous conservons vos données à caractère personnel tant que vous êtes client chez nous. Si vous vous désinscrivez, vous ne recevrez plus d’invitations de notre part, mais les données susmentionnées seront conservées durant la période décrite à l’article 2.

4.2. Si vous n’êtes pas encore client ou n’avez pas encore participé à nos événements, formations ou webinaires, mais que vous vous inscrivez pour recevoir nos invitations à des événements, formations ou webinaires, nous collectons les données à caractère personnel suivantes :

votre nom ;
votre titre de fonction ;
votre société ;
votre adresse e-mail ; et
vos préférences de réception.

Si vous indiquez que vous voulez recevoir nos invitations, vous nous donnez votre consentement univoque et explicite pour que nous puissions collecter ces données à caractère personnel pour pouvoir vous envoyer nos invitations à des événements, formations ou webinaires via votre adresse e-mail. Vous pouvez toujours retirer votre consentement en vous désinscrivant des invitations que nous vous envoyons, et ce en utilisant le bouton ad hoc en bas de ces invitations.

Nous conservons vos données à caractère personnel jusqu’au moment où vous vous désinscrivez. Lorsque vous vous désinscrivez, vos données à caractère personnel sont désidentifiées d’une manière nous permettant de tenir compte de votre désinscription.

4.3. Lorsque vous vous inscrivez à l’un de nos événements, formations ou webinaires, nous collectons les données à caractère personnel suivantes :

votre nom ;
votre titre de fonction ;
votre société ;
votre adresse e-mail ;
l’événement, la formation ou le webinaire auquel vous souhaitez participer ;
le fait que vous participiez effectivement ou non ;
certaines préférences relatives à votre participation ;
votre photo ; et
vos interactions durant l’événement, la formation ou le webinaire si celui-ci se déroule en ligne ou si les interactions sont enregistrées ; et
votre feed-back relatif à l’événement.

Nous collectons toutes ces données à caractère personnel, à l’exception de votre photo, de vos interactions et de votre feed-back, car ces données à caractère personnel sont nécessaires pour pouvoir exécuter notre contrat avec vous ayant trait à votre inscription et participation à l’événement, à la formation ou au webinaire. Vous comprenez que si vous ne souhaitez pas nous communiquer ces données à caractère personnel, vous ne pouvez pas vous inscrire à l’événement, à la formation ou au webinaire. Nous collectons également ces données et votre feed-back aux fins de notre intérêt légitime de pouvoir améliorer nos événements, nos formations et nos webinaires, et de pouvoir toujours proposer une offre pertinente et intéressante.

Nous conservons ces données à caractère personnel jusqu’à ce que l’événement, la formation ou le webinaire soit terminé et jusqu’à 5 ans par la suite.

Certaines préférences que vous communiquez à l’occasion de votre participation à un événement ou une formation peuvent porter sur des préférences alimentaires et en particulier des allergies. Comme ces données concernent votre santé, nous vous demanderons, le cas échéant, votre consentement univoque et explicite pour pouvoir les traiter. Vous comprenez que ces données à caractère personnel sont également nécessaires pour pouvoir garantir votre participation en toute sécurité à l’événement ou à la formation.

Nous ne conservons ces données à caractère personnel que jusqu’à ce que l’événement ou la formation ait eu lieu.

L’événement, la formation ou le webinaire peut faire l’objet d’un enregistrement vidéo et/ou audio ; des photos peuvent être prises dans le cadre des événements ou formations en présentiel. En fonction de la technique d’enregistrement utilisée, nous collectons, par conséquent, votre image et vos interactions orales ou écrites. Si nous utilisons des techniques d’enregistrement, nous demanderons votre consentement univoque et explicite pour la collecte de vos données à caractère personnel dans ce cadre. Vous comprenez toutefois qu’il est nécessaire que nous prenions des images d’ambiance sur lesquelles vous n’êtes pas directement reconnaissable aux fins de notre intérêt légitime de pouvoir informer sur nos événements ou formations. Nous ne demandons dès lors pas votre consentement pour la prise de telles images d’ambiance.

Nous conservons ces données à caractère personnel jusqu’au moment où vous retirez votre consentement, sauf si nous avons traité ces données à caractère personnel dans une publication imprimée puisque nous ne pouvons pas la supprimer, ou jusqu’au moment où vous vous opposez valablement au traitement de vos données à caractère personnel.

5. Vous recevez nos bulletins d’information ou d’autres messages promotionnels

5.1. Lorsque vous indiquez explicitement vouloir recevoir les actualités relatives à nos produits et/ou services ou d’autres messages promotionnels, nous collectons :

votre nom ;
votre titre de fonction ;
votre société ;
votre adresse e-mail ; et
vos préférences de réception.

Si vous indiquez que vous voulez recevoir nos bulletins d’information ou autres messages promotionnels, vous nous donnez votre consentement univoque et explicite pour que nous puissions collecter ces données à caractère personnel pour pouvoir vous transmettre ces communications via votre adresse e-mail. Vous pouvez toujours retirer votre consentement en vous désinscrivant des communications que nous vous envoyons, et ce en utilisant le bouton ad hoc en bas de ces messages.

5.2. Lorsque vous êtes déjà client chez nous, nous collectons :

votre nom ;
votre titre de fonction ;
votre société ;
votre adresse e-mail ; et
vos préférences de réception.

Si vous êtes déjà client chez nous, nous collectons ces données à caractère personnel, car elles sont nécessaires aux fins de notre intérêt légitime de pouvoir vous informer au sujet de nos produits et services. Vous recevrez ces messages par e-mail à l’adresse avec laquelle vous êtes enregistré auprès de nous. Vous pouvez toujours vous désinscrire des messages que nous vous envoyons en utilisant le bouton ad hoc en bas des messages.

Nous conservons vos données à caractère personnel tant que vous êtes client chez nous. Si vous vous désinscrivez, vous ne recevrez plus d’invitations de notre part, mais les données susmentionnées seront conservées durant la période décrite à l’article 2.

6. Vous témoignez au sujet de nos produits et/ou services

6.1. Lorsque vous témoignez au sujet de nos produits et/ou services, nous collectons, selon la forme du témoignage (vidéo, audio, texte et/ou photo), les données à caractère personnel suivantes :

votre nom ;
le cas échéant, votre entreprise et votre fonction ;
votre photo ; et
votre voix.

Nous collectons ces données à caractère personnel avec votre consentement univoque et explicite, et les utilisons pour promouvoir nos produits et/ou services, en fonction de vos choix dans la déclaration de consentement, sur notre site Internet, sur les médias sociaux, dans les publications et/ou durant nos événements, nos formations et nos webinaires.

3. Finalités générales pour lesquelles nous utilisons vos données à caractère personnel

Outre les finalités susmentionnées pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel, il existe d’autres finalités générales pour lesquelles nous traitons également vos données à caractère personnel. Ces finalités générales concernent toutes les catégories de données à caractère personnel décrites à l’article 2. Dans les cas décrits ci-dessous, vos données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité spécifique.

1. Nous traitons vos données à caractère personnel pour respecter nos obligations légales ou répondre à d’éventuelles demandes raisonnables de services ou représentants des forces de l’ordre, de la justice, et d’instances ou organisations publiques, notamment les autorités compétentes en matière de protection des données.

Vos données à caractère personnel peuvent être transmises en guise de preuve à la police ou à la justice, et ce de notre propre initiative ou en cas de soupçons fondés d’actes illégaux ou de crimes que vous auriez commis dans le cadre de votre enregistrement via ou de l’utilisation de notre site Internet ou de toute autre communication avec nous.

2. Nous traitons vos données à caractère personnel aux fins de notre intérêt légitime de pouvoir préparer et/ou réaliser des fusions, reprises, scissions et transactions similaires en vertu du droit des sociétés.

3. Nous traitons vos données à caractère personnel aux fins de notre intérêt légitime de pouvoir préparer et/ou réaliser notre défense dans le cadre de litiges, et de procédures judiciaires ou alternatives de règlement de litiges.

4. Nous traitons vos données à caractère personnel pour préserver nos intérêts légitimes et les intérêts légitimes de nos partenaires ou de tiers si et quand votre enregistrement via ou l’utilisation de notre site Internet ou d’autres canaux de communication peut être considéré comme (a) une violation de quelconques conditions d’utilisation applicables, de droits de propriété ou de tout autre droit de tiers, (b) un danger pour la sécurité ou l’intégrité de nos sites Internet ou autres canaux de communication, (c) un danger pour le site Internet, d’autres canaux de communication ou des systèmes sous-jacents de nos sous-traitants en raison de virus, chevaux de Troie, logiciels espions, logiciels malveillants ou toute autre forme de code malveillant, ou (d) haineux, obscène, discriminatoire, raciste, blasphématoire, rancunier, offensant, ou autrement inadéquat ou de nature illégale.

4. Destinataires

1. Vos données à caractère personnel sont partagées avec des tiers dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour atteindre les finalités susdécrites. Ainsi, en fonction des finalités susdécrites, vos données à caractère personnel sont partagées avec :

vous-même ;
l’organisation pour laquelle vous agissez ;
de potentiels futurs employeurs ;
les sociétés de notre groupe ;
les services ou représentants des forces de l’ordre, la justice, et des instances ou organisations publiques, notamment les autorités compétentes en matière de protection des données ;
des tiers avec qui nous menons des discussions dans le cadre de fusions, de reprises, de scissions et des transactions similaires en vertu du droit des sociétés ;
des spécialistes auxquels Hudson fait appel, tels que des conseillers et comptables ; et
des sociétés de médias sociaux lorsque vous communiquez avec nous via les médias sociaux ou lorsque nous partageons des images ou enregistrements d’événements ou de formations sur ces médias sociaux.

2. Par ailleurs, nous faisons appel à des tiers pour pouvoir proposer nos sites Internet, nos produits et services, ainsi que nos événements, nos formations et nos webinaires, et atteindre les finalités décrites aux articles 2 et 3. Ces tiers traitent vos données à caractère personnel en notre nom et pour notre compte. Nous collaborons notamment avec des prestataires de services (IT) fiables pour l’hébergement et la maintenance de notre site Internet, la réalisation d’études et la fourniture de services d’e-mail, avec des fournisseurs de systèmes CRM, avec des organisateurs d’événements, etc.

3. Ces sous-traitants externes sont soigneusement sélectionnés et sont contractuellement tenus de préserver la sécurité et l’intégrité de vos données à caractère personnel.

5. Lieu et transfert

1. Nous traitons vos données à caractère personnel en premier lieu au sein de l’Espace économique européen (c’est-à-dire l’UE, la Norvège, le Liechtenstein et l’Islande). Pour pouvoir traiter vos données à caractère personnel pour les finalités décrites aux articles 2 et 3 de la présente Déclaration, il est possible que nous transmettions vos données à caractère personnel à des tiers situés hors de l’EEE qui sont responsables de leur traitement.

Toute entité située hors de l’EEE et responsable du traitement de vos données à caractère personnel est tenue de prendre les mesures nécessaires pour les protéger. De telles mesures découlent :

de la législation en vigueur dans le pays concerné considérée comme équivalente à la protection offerte au sein de l’EEE, ou
d’un l’accord contractuel entre nous et l’entité concernée.

Si vous souhaitez davantage d’informations à cet égard, veuillez nous contacter.

6. Garanties de qualité

1. Nous mettons tout en œuvre pour ne traiter que les données à caractère personnel nécessaires à la concrétisation des finalités décrites aux articles 2 et 3 de la présente Déclaration.

2. Nous prendrons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver vos données à caractère personnel de tout accès illicite, toute utilisation inadaptée, toute publication interdite, toute adaptation non autorisée et tout vol, ainsi que toute perte, manipulation ou destruction fortuite. Seuls les membres du personnel ou des sous-traitants tiers devant avoir connaissance de vos données à caractère personnel peuvent les consulter. De plus, ceux-ci sont tenus au respect de règles strictes en matière de confidentialité. Vous comprenez néanmoins que, bien que nous mettions tout en œuvre pour protéger vos données, leur sécurité ne peut jamais être garantie de manière absolue.

7. Vos droits

1. Vous avez le droit de consulter les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons. Dans la mesure où la loi l’autorise, il est possible que nous refusions d’accéder à votre demande. Le cas échéant, nous vous informerons de la raison de ce refus. Nous nous réservons le droit de facturer des frais administratifs si vous demandez à pouvoir consulter vos données à plusieurs reprises, et ce dans le but évident de nous surcharger ou de nous nuire.

2. Vous avez le droit de nous demander de rectifier gratuitement des données à caractère personnel inexactes vous concernant. Si une telle demande est introduite, celle-ci doit s’accompagner d’une preuve que les données à corriger sont véritablement inexactes.

3. Vous avez à tout moment le droit de retirer le consentement que vous nous avez donné pour le traitement de vos données à caractère personnel ou d’adapter vos préférences en matière de communication.

4. Vous avez le droit de demander à ce que vos données à caractère personnel soient supprimées si celles-ci ne sont plus nécessaires pour les finalités décrites aux articles 2 et 3 de la présente Déclaration, si vous retirez votre consentement pour leur traitement ou si vous vous opposez valablement au traitement de vos données à caractère personnel. Bien sûr, nous supprimons également vos données à caractère personnel si nous y sommes légalement contraints. Notez toutefois qu’une telle demande de suppression de vos données sera évaluée par nos soins compte tenu :

des intérêts déterminants d’Hudson ou d’une éventuelle tierce partie ; et
des obligations légales ou réglementaires, ou de décisions administratives ou judiciaires allant à l’encontre d’une telle suppression.

5. Plutôt que de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel, vous pouvez également nous demander d’en limiter le traitement si et quand (a) vous en contestez l’exactitude, (b) leur traitement est illégal, ou (c) ces données ne sont plus nécessaires pour les finalités décrites aux articles 2 et 3.

6. Vous avez le droit de nous demander de vous transmettre toutes les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré et communément lisible par machine. Cela vaut toutefois uniquement dans la mesure où nous avons collecté vos données à caractère personnel par voie électronique sur la base de votre consentement, ou parce qu’elles sont nécessaires pour conclure ou exécuter notre contrat avec vous.

7. Si vous souhaitez exercer un ou plusieurs des droits susmentionnés, veuillez envoyer votre demande par e-mail via be.privacy@hudsonsolutions.com.

Un e-mail contenant une demande d’exercice d’un droit précis ne sera pas interprété comme un consentement au traitement de vos données à caractère personnel, excepté dans la mesure où cela serait nécessaire pour le traitement de votre demande.

Une telle demande doit clairement spécifier quel droit vous souhaitez exercer et, le cas échéant, la raison. La demande doit être datée et signée, de même qu’accompagnée d’une copie scannée au format numérique de votre carte d’identité valable en guise de preuve de votre identité. Si vous utilisez le formulaire de contact, il est possible que nous vous demandions une confirmation signée et une preuve d’identité.

Nous vous demandons une preuve d’identité afin de pouvoir nous assurer que c’est effectivement vous qui nous adressez personnellement la demande. Nous accusons immédiatement réception de votre demande. Si votre demande s’avère valable, nous y donnerons suite aussi vite que raisonnablement possible, et ce au plus tard trente (30) jours après sa réception.

Pour les plaintes relatives au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez toujours nous contacter via l’adresse e-mail ci-dessus. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données.